Artikel IFCC GmbH

Der IFCC.DataManager stellt die notwendigen Tools webbasiert zur Verfügung

Aussagefähige und interpretierbare Produktstammdaten sind für jedes Unternehmen ein wesentlicher Erfolgsfaktor – sie entschieden über die Wettbewerbsfähigkeit. Fehlerhafte Stammdaten, die mit einem geringen Aufwand bereinigt werden könnten, verursachen hohe (vermeidbare) Folgekosten. Ob ein Produkt gefunden werden kann oder nicht, hängt alleine von der Datenqualität ab.

Das IFCC entwickelt eine Web-Anwendung mit der Produktstammdaten schnell und mit hoher Qualität aufbereitet werden können. Dieser Tätigkeit kann von den Unternehmen raum- und zeitunabhängig durchgeführt werden. Sowohl für große als auch für kleinere Unternehmen bietet diese Anwendung große Vorteile: sie ist intuitiv, eine kurze Einweisung ist ausreichend, mehrere Personen können unabhängig voneinander an einem Projekt arbeiten - das Ganze bei einem attraktiven Preismodell.

Der DataManager ermöglicht die Umsetzung von neuen Organisationskonzepten zur Pflege von Stammdaten. Er kann z.B. für die Stammdatenanlage dezentral, zentral aber auch „kombiniert“ genutzt werden kann. So werden z.B. in einigen Unternehmen, die Basismerkmale beim Wareneingang gepflegt, die beschreibenden Merkmale/Fotos von einem Dienstleister oder auch von einer anderen Abteilung.

Wesentlich ist auch, dass bereits Content, wie Klassifikationen (z.B. eCl@ss) sowie Best Practice–Merkmalsleisten zur Verfügung stehen. Jedes Unternehmen kann „seinen“ Klassifikationsbaum konfigurieren. Entsprechendes gilt für Merkmale und Werte. Ein Schlagwort- und Abkürzungsverzeichnis lässt sich erstellen.

Jede Abteilung, die Produkt- und Teilestammdaten nutzt, kann diese Anwendung nutzen. Über ein differenziertes Rollenkonzept und Steuerung von Zugriffsrechten kann die Stammdatenanlage unternehmensspezifisch gesteuert werden. So kann z.B. bei einer beantragten Neuanlage geprüft werden, ob es dieses Teil oder ein ähnliches schon gibt. Die Möglichkeiten der Suchfunktion decken die verschiedensten Anforderungen ab. Es kann nach Merkmalen, Werte, Werteausprägungen („von bis“), ggf. Lagerorte, Anlagenzugehörigkeit gesucht werden. Nummern, wie z.B. Artikelnummern, Lieferantennummer müssen lediglich in der richtigen Ziffern-/Buchstabenfolge eingegeben werden. Schnittstellen zu den ERP-Systemen stehen zur Verfügung.

Innerhalb der letzten zwei Jahre wurde von der IFCC GmbH im Oktober diesen Jahres bereits der 4. IFCC-Stammdaten-Tag durchgeführt. Auch dieses Mal war die Resonanz der Teilnehmer so positiv, dass bereits mit der Planung des 5. IFCC-Stammdaten-Tages begonnen wurde.

Wie bei den letzten zwei Veranstaltungen wurden ein dichtes Programm mit sehr unterschiedlichen Fragestellungen zum Thema Stammdaten angeboten. Trotzdem gab es genügend Zeit und damit Gelegenheit zum Networking.

Neu war bei der diesjährigen Veranstaltung, dass bewusst dem Themenbereich „Stammdaten und Technischer Handel“  eine hohe Priorität eingeräumt wurde. Damit wird der aktuellen Entwicklung Rechnung getragen. Die Verknüpfung zwischen „Online“ und Offline“ sowie die weiter fortschreitende Internationalisierung wird auch den Binnenmarkt und damit die Branche erheblich verändern. Dicht am Geschehen ist Herr Thomas Vierhaus, geschäftsführendes Vorstandsmitglied des VTH. Er skizzierte präzise und klar die anstehenden Herausforderungen, die auch auf den technischen Handel insgesamt zukommen werden. Eine Möglichkeit, wie durch neue IT-Anwendungen unternehmensübergreifend die  Kapitalbindung bei gleichzeitiger Erhöhung der Versorgungsicherheit gesenkt werden kann, wird derzeit im Forschungsprojekt „Chem.Log.Net“ entwickelt. Dieses Modell wird derzeit prototypisch umgesetzt. Der derzeitige Stand wurde von Herrn Diplom-Wirtschaftsingenieur Dominik Buß der Universität Dortmund aufgezeigt; das aktuelle IT-Umsetzungskonzept von Herrn Ayhan Bulut von der IFCC GmbH. Einen wesentlichen Schritt bei der Entwicklung von neuen Organisationsmodellen bei der Erstellung und Pflege von Produktstammdaten für Ersatzteile hat die CSL Behring bereits zurückgelegt. Die Erstellung von Stammsätzen wird quasi parallelisiert. Das bedeutet, dass bereits bei der Anlieferung von neuen Ersatzteilen ein Stammsatz soweit mit Daten befüllt wird, dass dieses Teil eingelagert und in einem Suchsystem gefunden werden kann.  Weitere wichtige Merkmale werden von einer Dienstleistung eingepflegt. Eingesetzt wird hierfür der IFCC-DataManager. Verantwortlich für dieses ambitionierte Projekt ist Herr Jörg Dieterich. Auch hier ist es das Ziel, Prozesskosten zu senken, bei gleichzeitig höherer Verfügbarkeit.  Die Schaffung von „verlässlichen Unternehmensdaten“ stand im Mittelpunkt des Vortrags von Frau Monika Pürsing und Frau Sandra Bialinski von der ZetVision AG. Von ZetVision wurde eine Software entwickelt, die sich durch ihre SAP-Nähe auszeichnet.  Den Aufbau eines Ersatzteilmanagements in der B Braun-Welt  wurde von Herrn Heiko Gebhardt skizziert. Schwerpunkt war hier die internationale Ausrichtung. Diese Ausführungen machten deutlich, dass Senkung der Kapitalbindung bei gleichzeitiger Erhöhung der Verfügbarkeit auch im internationalen Kontext von großer Bedeutung ist. Allerdings sind die Herausforderungen aufgrund unterschiedlicher Sprachen, Zeitzonen, ERP-Systemen usw. erheblich. Für die Teilnehmer war interessant, dass über den gleichen Themenbereich von Herrn Nico Michels, Fresenius, referiert wurde: Verschiedene Unternehmen, verschiedene Vorgehensweise, ein kurzes Fazit. Für die Teilnehmer, die auch in den Pausen über diese Unterschiede diskutierten, ein großer Mehrwert. Gerade dies macht auch die IFCC-Stammdaten-Tage aus. Wir werden dieses Konzept auf jeden Fall weiterführen. 

Der Verband Technischer Handel (VTH) ist der einzige Fachverband für die Branche Technischer Handel und Berufsverband für die Technischen Händler in Deutschland und Österreich. Der Verband beschäftigt sich bereits seit mit dem Thema Datenmanagement, da die Datenqualität ein wichtiger Faktor für die Partnerschaft zwischen Herstellern und technischen Händlern innerhalb der Branche ist.

Gemeinsam mit der IFCC GmbH hat der VTH das Projekt „VTH-eData-Pool“ entwickelt. Den VTH-Mitgliedern werden hierbei aufbereitete Produktstammdaten über die Webplattform  „ zur Verfügung gestellt. Ziel ist es, die Stammdatenaufbereitung und -pflege zu optimieren, um so die Aufbereitungs- und Pflegekosten für die einzelnen Händler und Hersteller erheblich zu senken.  Die VTH-Service GmbH ist Träger dieser Plattform, die IFCC GmbH wurde als Provider beauftragt.

 

Wie funktioniert dieser VTH-eData-Pool?

Um das Ziel, die Wettbewerbsfähigkeit der Händler zu erhöhen, zu erreichen, gehen wir neue Wege. Gemeinsam mit Herstellern und Händlern werden so genannte Sachmerkmalsleisten definiert. Sachmerkmalsleisten umfassen Informationen, mit den ein Produkt identifiziert und dessen Eigenschaften beschrieben werden. Auch logistische Informationen werden erfasst. Die Hersteller stellen dem eData-Pool Produktinformationen zur Verfügung. Diese können bereits nach den abgestimmten Sachmerkmalsleiten aufbereitet sein, sie können aber auch in unstrukturierter Form zur Verfügung gestellt werden. Diese Produktinformationen werden dann von der IFCC GmbH entsprechend den Vorgaben, die sich aus den Sachmerkmalsleisten ergeben, aufbereitet und dem Hersteller zur Qualitätsprüfung zurückgespielt.  Nach der Freigabe des Herstellers werden die Daten den Händlern zur Verfügung gestellt, wobei der Hersteller entscheidet, welchen Händlern welche Informationen zugestellt werden. Natürlich kann der Hersteller diese aufbereiteten Daten auch an andere Kunden weiterleiten.

 

Standardisierung und Individualisierung

Durch die Art der Beschreibung (Basis ist eCl@ss 9. wird sichergestellt, dass jeder Nutzer, sei es ein Hersteller oder ein Händler, diese Daten in Katalogen weiterverwenden kann. Diese Standardisierung schafft einen großen Kostenvorteil. Allerdings ist die Möglichkeit einer Individualisierung eines Stammsatzes genauso wichtig wie die Standardisierung. Jeder Händler, jeder Hersteller kann „seinen“ Datensatz anpassen. Diese Anpassung erfolgt in der durch die Standardisierung vergebenen Form. Die Individualisierung stärkt die Wettbewerbsfähigkeit der Händler, können sie so auf spezifische Kundenanforderung schnell und unkompliziert reagieren. Dies entspricht auch der Realität der Technischen Händler, verfügen diese doch über Kunden, die häufig unterschiedliche Informationstiefen bei einer Produktbeschreibung benötigen.

 

VTH-edata-Pool steht als Webanwendung  zur Verfügung

Technische Basis des „VTH-eData-Pools“ ist der IFCC-DataManager. Eingebettet ist diese Anwendung in die Webseite  wodurch Hersteller und Händler jederzeit und ortsunabhängig auf ihre Daten zugreifen können.

Die webbasierte Anwendung des DataManagers wurde für die Belange des VTH-eData-Pool erweitert. Jeder Hersteller und spiegelbildlich jeder Händler hat einen eigenen Bereich (wir sprechen von „Unternehmensbereich“). In diesem können Projekte angelegt werden, die je nach Situation unterschiedlich angepasst werden. So kann ein Projekt die Produktstammdaten für ein bestimmtes Sortiment, oder für einen bestimmten Händler umfassen, oder schlicht alle Produktinformationen enthalten. Auch die Verteilung von Produktbildern lässt sich hier steuern.

Der Hersteller, der stets über die Datenhoheit verfügt, bestimmt, welche Händler Zugriff auf welche Produktdaten (=Projekte) bekommen soll. Diese Projekte werden zur weiteren Bearbeitung geklont und dem oder den autorisierten Händlern dann zur Verfügung gestellt. 

Nun ist dieses System keine Einbahnstraße. Auch Händler verfügen teilweise über sehr gut aufbereitete Produktinformationen, die sie anderen Teilnehmern zur Verfügung stellen möchten. Mit der „Klon-Funktion“ werden auch solche Projekte anderen Teilnehmern, wie auch Herstellern, zugänglich gemacht.

 

Komfortable Suchfunktion schafft Mehrwert

Alle Nutzer der Anwendung können komfortabel innerhalb ihren „Unternehmensbereichs“ gezielt nach Artikeln suchen. Diese Suche kann über den Klassenbaum, aber auch über eine Benennung und merkmalsbezogen durchgeführt werden. Komfortabel wird die Suche dadurch, dass Ausprägungsbereiche definiert werden können(z.B. Produkte mit einer Länge von 1, – 1, m). Im Ergebnis werden jene Produkte mit Datenblatt und gegebenenfalls Produktbild angezeigt, die die Suchkriterien erfüllen.

 

„Compliance“ ist uns wichtig

Einen überaus wichtigen Punkt nimmt für uns die „Daten-Compliance“ ein. Innerhalb des Systems ist deshalb sichergestellt, dass jede Änderung an den Produktinformationen, genau wie jeder Up- und Download, exakt dokumentiert wird. Auch steht ein Wiederherstellungsmodus zur Verfügung. Da die Produktdatenaufbereitung innerhalb der Anwendung durchgeführt wird, wird auch jede Veränderung nachgehalten. Selbst die Aktivitäten innerhalb der Qualitätsprüfung werden genauestens dokumentiert.

 

Kontakt

Bei Interesse an diesem Projekt bietet  die offizielle Seite des Pools sowohl allgemeine als auch vertiefende Informationen: Bei weiteren Fragen steht Ihnen Tobias Wojtanowski als Projektkoordinator des VTH eData Pools von Seiten der IFCC GmbH gerne auch per eMail zur Verfügung: Wojtanowski[at]ifcc.de

Auch Instandhaltungsläger gilt: „wertschaffende TätigkeitenUnsere Forderung:  Auch Instandhaltungsläger sind als konkrete Leistungseinheit zu betrachten. Heute gilt die Materialwirtschaft im Bereich der Instandhaltung, vielleicht mit Ausnahme der Prozessindustrie, als wenig spannend: Keine Karrieremöglichkeiten, kein Leuchtturmdenken – eine unbeliebte Tätigkeit, die erledigt werden muss.  Tatsächlich ist es aber so, dass trotz einer enorm hohen Kapitalbindung die Versorgungsicherheit nicht gewährleistet ist. Für das Leistungsgebiet „Instandhaltung“ bedeutet dies, dass Instandhaltungskonzepte entwickelt und implementiert werden, die ausschließlich am Kriterium „wertschaffend“ gemessen werden. In diesen Konzepten muss auch der Materialwirtschaft ein hoher Stellenwert beigemessen werden. Es gilt die konkurrierenden Ziele „Kapitalbindungskosten“ und „Versorgungssicherheit“ optimal aus zu tarieren. Dies setzt allerdings zwingend voraus, dass genaue Informationen über das eingelagerte Material und über die Materialbewegungen zur Verfügung stehen. Genau hieran krankt es derzeit in sehr vielen Unternehmen. Da sich das Management nicht ernsthaft für dieses Thema interessiert, ist es nicht verwunderlich, wenn kaum konzeptionelle Anstrengungen in diese Materialwirtschaft fließen. Hinzu kommt ein dreistes betriebswirtschaftliches Vorgehen: Instandhaltungsmaterial wird im Einklang mit den steuerlichen Regelungen sehr schnell abgeschrieben, dies führt zu immensen stillen Reserven. Ganz nach dem Motto „aus den Augen aus dem Sinn“ wird der tatsächliche Wert dieser Teile ignoriert. Somit sinkt wertmäßig die Bedeutung dieser Läger, mit der Konsequenz, dass weder in die Lagerbewirtschaftung noch in die entsprechenden Prozesse investiert wird. Dies führt wiederum zu einer sehr hohen Verschrottungsquote und gleichzeitig zu einem hohen Dublettenanteil– eine enorme Kapitalvernichtung. So falsch diese Sichtweise ist, so vorherrschend ist sie. König ist heute die Materialwirtschaft für das direkte Material.

Lagerbestandsaufnahme  umfasst Inventarisierung, Klassifikation und Attributisierung Auch für die Materialwirtschaft der Instandhaltung gilt, ohne Materialinformationen kann die Kapitalvernichtung nicht gestoppt werden. In einem breit angelegten Praxisprojekt für ein Unternehmen in der chemischen Industrie konnte aufgezeigt werden, dass Projektkosten und realisierter Projektnutzen eine hohe Parallelität aufweisen. Schnelligkeit und Datenpräzision sind hierbei die Erfolgsfaktoren. Die umfassende  Inventarisierung wurde eine eigens entwickelte IT-Anwendung unterstützt. Nur so konnte so oben angesprochene Preis-Leistungsverhältnis realisiert werden. „Handarbeit“ wird mit einer leistungsfähigen IT-Lösung verknüpft. Fachkundiges Personal muss in der Lage sein, das eingelagerte Material zu identifizieren und die instandhaltungsrelevanten Merkmale sowie die entsprechenden Werte zu bestimmen. Bereits diese Datendokumentation ist Teil der IT-Lösung. Im Lager werden diese Informationen in eine Datenbank eingeben. Diese ist Teil der umfassenden IFCC-Anwendung. Sachbearbeiter, die die Plausibilitätsprüfung, Klassifikation und Attributisierung dieser Teileinformationen durchführen, haben direkten Zugriff auf die Datenbank. Als Klassifikationsschema wurde eCl@ss ausgewählt. Damit ist eine sach- und normgerechte Materialbeschreibung sichergestellt. Die gesamte Lagerwirtschaft, auch der Bestellprozess wird durch diese standardisierte Beschreibung wesentlich vereinfacht und auch beschleunigt.Die Prozesse „Identifizierung, Inventarisierung“ und „Materialbeschreibung“ laufen synchron ab.  „Synchron“ heißt, dass die Prozessschritte Materialaufnahme > Klassifikation > Attributisierung > Ausdruck des Barcodes sowie der Entnahmescheine eng getaktet sind. Ein Teil durchläuft diesen gesamten Prozess in , Minuten.

Den Lagermitarbeitern stehen die Materialinformationen und Materialverfügbarkeits-informationen sehr zeitnah zum Projektablauf zur Verfügung. Dies ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für ein solches Projekt. Die Wahrscheinlichkeit einer Umlagerung steht natürlich mit zunehmender Zeitdifferenz zwischen Bestandsaufnahme und Anbringung der Barcodelabels. Schon aus diesem Grunde ist die Projektdurchlaufzeit vorgegeben. Ein weiterer Vorteil dieser „IT-gestützten“ Vorgehensweise liegt darin, dass die Materialstammdaten nach einem einheitlichen Schema aufgebaut sind und jederzeit angereichert werden können. Bei der Anreicherung kann es sich um technische Materialstammdaten, aber auch um Verwaltungs- und Sicherheitsinformationen handeln. Somit wird eine Stammdatenharmonisierung erreicht, die u.a. das Erkennen von Dubletten ermöglicht und den „Handlings“-Prozess erheblich vereinfacht

Eindeutige Materialbeschreibungen als Basis für eine ständige Wertflussoptimierung. Die Definition von Materialstammdaten ist zeitaufwändig und birgt ein hohes Streitpotenzial in sich. Auch deshalb werden Stammdatenprojekte oftmals mit großem Widerwillen angepackt. Um solche Friktionen zu vermeiden, werden in unseren Projekten wenige „Muss“-Daten und eine Reihe von „Kann“-Daten dem Bestandsaufnahmeteam vorgeschlagen. Zeigt sich, dass weitere Merkmale notwendig sind, lassen sich diese nachträglich einfügen. Somit ist sichergestellt, dass die Instandhaltungskonzepte laufend fortgeschrieben werden  können, um eine ständige Wertflussoptimierung zu erreichen. Dies ist heute nur sehr eingeschränkt möglich, da die entsprechenden Informationen nicht zur Verfügung stehen und damit auch nicht fortgeschrieben und ausgewertet werden konnte – es gibt faktisch keine Materialwirtschaft in der Instandhaltung. Neben den Stammdaten sind Bewegungsdaten, wie Zu- und Abgänge, zwingend notwendig deshalb sind auch diese zu dokumentieren und zu aktualisieren. Mit der eingesetzten Software lassen sich diese, doch sehr unterschiedliche, Aufgaben durchführen.

Mit den unternehmensspezifischen Abkürzungen, Benennungen kann weiterhin gearbeitet werden. Die mit dieser Vorgehensweise realisierten Effekte sind allerdings nur dann nachhaltig, wenn auch die im Lager betroffenen Mitarbeiter davon profitieren. Deshalb wurde eine Barcodeanwendung exakt für diesen Anwendungsfall entwickelt und installiert. Jeder Lagerort ist mit einem barcodefähigen Etikett bestückt. Der Lagerort, sowie sein „Content“ lässt sich an einem Terminal recherchieren. Gesucht werden kann nach Materialbenennungen, nach Schlagworten, Abkürzungen, nach einzelnen Merkmalen, eben auch nach Lagerorten. Kommissionierungen lassen sich ebenso erfassen – eine Lagerplatzoptimierung ist jederzeit möglich. Eine wichtige Anforderung der Mitarbeiter ist, dass sie weiterhin ihre eigene Terminologie verwenden können  – für die Akzeptanz unabdingbar. Lagerinterne und lagerübergreifende Auswertungen – auch merkmalsbezogen. Für die Auswertungen stehen die standardisierten Benennungen, Merkmale usw. zur Verfügung. Ein konkreter Materialzu- oder -abgang kann via Barcodescanner oder auch auf einem barcodefähigen Materialentnahmeschein dokumentiert werden. Jederzeit lassen sich aktuelle Bestände abrufen. Lagerbezogene und lagerübergreifende Auswertungen sind ebenso möglich, wie die Zuordnung von Material zu einem Technischen Platz oder der Aufbau einer Materialstückliste. Auch auf Merkmals-, sogar auf Werteebene lassen sich Auswertungen und Abfragen durchführen. Dies ist notwendig, da immer häufiger Auswertungen auf Merkmalsebene (vgl. z.B. die REACH-Verordnung) verlangt werden.

Da für das Management das Kriterium „wertschaffende Tätigkeiten“ leitend ist, sind lagerübergreifende Auswertungen notwendig, um z.B. Poolingkonzepte passgenau umsetzen zu können. Die Realisierung dieses umfassenden Bestandsaufnahmekonzeptes führt kurzfristig zur Senkung von Kapitalbindungs- und Prozesskosten bei gleichzeitig sogar gestiegener Versorgungssicherheit. Die Prozesskosten im Rahmen der Lagerbewirtschaftung wurden bislang kaum auf ihre Werthaltigkeit hin untersucht. Heute zeigt sich, dass es z.B. den Suchvorgang, der im Unterbrechungsfall sehr kritisch sein kann, nicht mehr gibt, da die Lagerortbestimmung durch das System erfolgt. Diese Beispiele zeigen, dass erst die Summe der Bestands- und Prozesseffekte das umfassende Effizienzpotenzial deutlich macht.