Artikel SOBIS Software GmbH

Zusammenfassung

Bereits beim Bau von Kraftwerken, insbesondere solchen Anlagen, die nukleare Komponente umfassen, ist der Besitzer gesetzlich verpflichtet dessen Rückbau zu berücksichtigen und hierfür unter anderem einen Rücklagenplan zu verfassen.

Derzeit stehen für viele Kraftwerke, die zwischen und gebaut wurden der Rückbau oder auch ein Umbau bevor. Im Zuge der von der Regierung öffentlich diskutierten und durchgesetzten „Grünen Politik“ stehen diese Projekte stark im öffentlichen Brennpunkt. Eine erfolgreiche Abwicklung dieser Projekte ist daher sowohl von Seiter der Betreiber und Inhaber der Kraftwerke als auch von Seiten aller anderen involvierten Parteien von großem Interesse.

Dieses White Paper beleuchtet die Herausforderungen, die sich im Bereich der Projektabwicklung und des Projektmanagements ergeben. Der Umgang mit projektrelevanten Daten, Projektkorrespondenz und wichtigen Dokumenten, die Einhaltung strenger Vorschriften und Genehmigungsverfahren, wie auch die effiziente Kooperation aller beteiligten stehen hierbei im Fokus.

Dabei wird erörtert, ob ein Software System, das für den Neubau von Kraftwerken und Anlagen dieser Größenordnung genutzt wird, den speziellen Anforderungen eines Rückbauprojekts gerecht werden kann.

Im Verlauf des Papers wird ein Lösungsansatz für eine softwareseitige Unterstützung der Projektkorrespondenz, der projektbezogenen Dokumente und des übergreifenden Projektmanagements erarbeitet und vorgestellt.

Als Vergleichsobjekt wird im Fazit das Korrespondenz- und Dokumentenmanagementsystems PIRS, welches bereits seit über Jahren für den Bau von großen Anlagen eingesetzt wird, herangezogen.

Wirtschaftliche und gesellschaftliche Rolle von Rückbauprojekten

In den Nachrichten und in der Presse wird immer häufiger der Rückbau oder Umbau von veralteten und unwirtschaftlich gewordenen Kraftwerken aufgegriffen. Zudem thematisieren und informieren sowohl Kraftwerksbetreiber als auch die Regierung über dieses Thema vermehrt, besonders im Hinblick auf die Energiewende und die Entwicklung bzw. Förderung von Projekten der erneuerbaren Energie.

Wie sich bereits bei durchgeführten Rückbauprojekten wie dem von E.ON betriebenen Kernkraftwerk Stade gezeigt hat, bringen diese Projekte eine Reihe an besonderen Herausforderungen mit sich. Es muss ein sehr strenges und gesetzlich klar definiertes Regelwerk und ein in Teilen vorgegebener Zeitplan eingehalten werden. Dies umfasst mehrere Vorgaben und Auflagen, die berücksichtigt, eingeplant und deren Einhaltung verfolgt werden müssen. Dazu gehört auch eine Vielzahl an Genehmigungen, die regelmäßig und über den kompletten Projektverlauf hinweg zu beantragen und einzuholen sind. Hierbei wiederum ist Spezialwissen gefragt, denn anders als bei einem Neubau machen bei einem Rück- oder Umbau die Bereiche Dekontaminierung sowie Reinigung einen sehr großen Anteil aus. Hinzu kommen die speziellen Herausforderungen auf dem Gebiet der Reststoff- und Abfallentsorgung, wobei ein besonderes Augenmerk einer möglichen Wiederverwertung beigemessen wird.

Rückbauprojekte laufen von dem Antrag auf Stilllegung bis zur grünen Wiese über mehrere Jahrzehnte. Der Zeitrahmen ist natürlich abhängig von dem Rückbaukonzept, für das sich ein Kraftwerksbetreiber entscheidet. Ein Betreiber kann entweder das Konzept des direkten Rückbaus verfolgen, bei dem die Stilllegungs- und Rückbauphase ca. Jahre dauert oder er kann die Variante des sicheren Einschlusses wählen, bei der durch eine Wartezeit von mehreren Jahrzehnten die Radioaktivität einer Anlage zunächst abklingt. Beim Konzept des sicheren Einschlusses kann sich ein Rückbauprojekt über einen Zeitraum von über Jahre hinziehen. All die zu berücksichtigenden Phasen dieser Projekte sind daher sehr zeitintensiv und mit hohen Kosten verbunden. Im folgenden Bild ist ein exemplarischer Verlauf eines Projekts bei Verfolgung des direkten Rückbaukonzepts dargestellt.

Im Verlauf von groß-angelegten Projekten, wie das bei Rückbauprojekten der Fall ist, entsteht erwartungsgemäß eine Flut an Dokumenten und Korrespondenzen, wie Anträge, Genehmigungen, Verträge, technische Zeichnungen, Kalkulationen, etc.

Es ist daher besonders wichtig, beim Rück- oder Umbau von Kraftwerken nicht nur detailliert zu planen und die externen Unternehmen oder Berater mit dem nötigen Fachwissen frühzeitig einzubinden, sondern zudem eine klar strukturierte und lückenlose Erfassung aller Dokumente und Korrespondenzen über die gesamte Projektlaufzeit hinweg zu gewährleisten. Um den besonderen Voraussetzungen und Gegebenheiten bei Rück- und oder auch Umbauprojekten zu begegnen, sollte diese Dokumentation anhand vorgegebener Geschäftsprozesse und klar strukturierter Dokumenttypen erfolgen.

Für Neubauprojekte setzten vor allem Auftragnehmer bereits spezielle Softwareanwendungen für den Bereich des Dokumenten- und Korrespondenzmanagements ein. Ein sehr bewährtes Tool ist die Anwendung “PIRS”, die Anlagenbau-Unternehmen verschiedener Industriezweige bereits seit über Jahren bei der erfolgreichen Abwicklung ihrer Projekte begleitet. Die Annahme liegt nun nahe, dass sich ein Tool wie “PIRS” auch für den Rück- und Umbau von Kraftwerken eignet.

Im Folgenden werden die von einem regulären Neubauprojekt abweichenden Anforderungen aufgeführt. Im Anschluss wird evaluiert, welche Ansprüche ein System erfüllen muss, um diesen abweichenden Anforderungen gerecht zu werden.

Anforderungen und Herausforderungen beim Kraftwerksrückbau

• Organisation, Kommunikation & interne/externe Kollaboration - Verwaltung von Anträgen und Genehmigungen:

Im Zuge eines Rück- oder Umbaus verändert sich eine Anlage ständig. Jede Phase bringt andere Anforderungen, neue Geschäftsprozesse und wechselnde Projektverantwortliche mit sich. Die Anzahl der Teammitglieder verändert sich ebenfalls und unterscheidet sich von Phase zu Phase. Organisatorisch ist dies eine besondere Herausforderung, allen voran im Bereich der Zeichnungsverwaltung. Für Stilllegung und Rückbau ist ein Projektmanagementansatz zu verfolgen, bei dem das Projekt in mehrere Unterprojekte gegliedert ist, so dass vorausschauendes und komplexes Planen unterstützt wird. Auf diese Weise können einzelne Phasen als miteinander verbundene Projekte abgearbeitet und abgeschlossen werden.

Bei der Vielzahl laufender sowie bereits abgeschlossener Phasen sind unterschiedliche externe Firmen involviert und verschiedene, teilweise phasenübergreifende Prozesse werden durchlaufen. Daher ist es unerlässlich, dass alle Unternehmen sowie Genehmigungs- und Aufsichtsbehörden in den jeweiligen Teilprojekten integriert und die Prozesse klar hinterlegt sind. Für eine gute und effiziente Zusammenarbeit ist es essentiell, dass eine strukturierte Kommunikation intern im Projektteam und extern mit den jeweils involvierten Parteien erfolgt. Formatvorlagen können klar strukturierte Abläufe, wie das Stellen von Genehmigungsanträgen, unterstützen.

Um Prozesse und Genehmigungsverfahren möglichst schnell und problemlos zu durchlaufen, unterstützt ein geeignetes System den Zugriff aller internen Projektteilnehmer und ermöglicht zudem das Einbinden aller externen Unternehmen. Anhand von Materialbedarfslisten und detaillierter Mitarbeiterplanung können hinsichtlich jedes einzelnen Prozessschritts (z.B. Inventarkatalog oder Recyclinglisten) gepflegt werden.

• Verwaltung von bestehenden und zu erstellenden technischen Zeichnungen und Dokumenten:

Für jedes Teilprojekt innerhalb der Stilllegungs- und Rückbauphase müssen bestehende technische Zeichnungen der Anlage und der Maschinen, sowie sonstige technische Dokumente, erfasst werden.

Über den Verlauf des kompletten Bauprojekts werden diese kontrolliert, ergänzt und revisioniert. Alle Revisionen und Änderungen müssen nachvollzogen werden können, wobei ein besonderes Augenmerk darauf zu legen ist, dass nur berechtigte Personen Zugriffs- und Editierrechte haben. Zudem müssen neue Zeichnungen und technische Dokumente, deren Erstellung im Projektverlauf notwendig ist, verwaltet werden. In beiden Fällen sind auch hier die strengen Genehmigungsprozesse anhand der vorgegebenen Strukturen und Korrespondenzvorlagen einzuhalten. So dürfen Dokumente, die sich in einem Genehmigungsprozess befinden z.B. nicht mehr verändert werden und auch nur von vordefinierten Personen eingesehen oder bestätigt werden können.

Um an dieser Stelle auch wichtige Termine und vertraglich festgelegte Fristen einzuhalten sollten diese Daten in Bezug auf die Dokumente gepflegt werden können.

• Dekontaminierung und Reinigung:

Einer der Dreh- und Angelpunkte für die erfolgreiche Durchführung eines Anlagenrückbaus oder Umbaus ist die korrekte und kontrollierte Dekontaminierung und Reinigung aller verunreinigten Bestandteile. Dazu werden zunächst die Anlagenteile und ihr radioaktives Inventar im Kontrollbereich erfasst. Mit Hilfe von qualifiziertem Fachpersonal wird dann über die einzusetzenden Techniken für die Dekontaminierung, sowie Zerlegung der jeweiligen Anlagenteile, entschieden und die Abfolge des Abbaus geplant.

Jeder Schritt, von der Erfassung und Planung bis hin zu der letztendlichen Durchführung, muss kontrolliert, unter Einhaltung der Sicherheitsvorschriften und mit der durchlaufenden Einholung von diversen Genehmigungen (intern wie extern) durchgeführt und dokumentiert werden. Dies bedeutet, dass ein geeignetes System zur Unterstützung dieses Bereichs den einfachen und schnellen Zugriff auf dokumentiertes Wissen, z.B. Sicherheitsvorschriften, Dekontaminierungstechniken, benötigtes Werkzeug und internes wie externes Personal mit notwendigen Fachkenntnissen ermöglichen muss. Die durchgehende Dokumentation und Begleitung aller Prozessschritte ist entscheidend.

Um auf eventuelle Abweichungen schnell reagieren zu können, sollte deren zeitliche wie monetäre Erfassung in Bezug auf die einzelnen Schritte möglich sein.

• Abfallentsorgung und Wiederverwertung von Reststoffen:

Nach der Reinigung der Materialien und Anlagenteile, von der im Laufe der Jahre angesammelten giftigen Ablagerungen, muss die vorschriftsmäßige Entsorgung und mögliche Wiederverwertung thematisiert werden. Für jedes Material sind verschiedene Auflagen zu erfüllen, Entsorgungsprozesse zu durchlaufen oder Endlagerungen zu organisieren. In dieser Phase gibt es viele Schnittstellen zu externen Unternehmen. Zudem können durch eine Wiederverwertung oder den Verkauf verschiedener Metalle noch bedeutende Einnahmen erzielt werden.

Die Basis für die optimale Ausschöpfung aller Erlöspotentiale und die korrekte Entsorgung aller Abfallstoffe, wird durch notwendiges internes wie externes Fachwissen, eine engmaschige Dokumentation aller Vorgänge, sowie die Erfassung aller vorhandenen wertvollen Materialien wie Kupfer oder Aluminium gebildet. Ein System, dass diesen Prozessschritt effizient unterstützt, bietet daher sowohl die Möglichkeit Fachwissen strukturiert abzulegen, alle Abläufe bis ins Detail zu erfassen und mögliche Wiederverwertungsoptionen abzuwägen, als auch Außenstehende gegebenenfalls in die Dokumentation einzubinden.

• Management von Terminen und Einhaltung von Fristen:

Die Einhaltung von Terminen und vertraglich festgelegten Fristen spielt bei Rückbauprojekten ebenfalls eine wichtige Rolle. Die Einhaltung der bestehenden Gesetzesauflagen muss immer berücksichtigt werden und meist sind mehrere Parteien in die Prozesse eingebunden, was eine klare Terminabsprache für die Zusammenarbeit unerlässlich macht. Das öffentliche Interesse an der erfolgreichen Durchführung dieser Projekte ist zudem sehr hoch. Besonders in der umliegenden Region, aber auch landesweit wird der Rückbau eines Atomkraftwerks, wie bei dem zuvor erwähnten Kraftwerk Stade, aufmerksam beobachtet. Vorfälle, die ein Projekt dieser Art stören oder unnötig verlängern, haben daher nicht nur direkte monetäre Auswirkungen, sondern wirken sich auch auf das öffentliche Image des Kraftwerksbetreibers aus.

Alle intern gesetzten, sowie mit externen geregelte Fristen und Termine werden genau kontrolliert und verwaltet. Dies zu bewerkstelligen ist bei den projektbedingt komplexen Prozessen und der Vielzahl an Dokumenten und involvierten Parteien ein schweres Unterfangen. Neben den erstellten Plänen, Meilensteinvereinbarungen und anderen gängigen Mitteln eines guten Projektmanagements sollte eine speziell auf die einzelnen Prozessschritte gemünzte Aufgabenverwaltung mit Erinnerungsfunktion integriert werden. Dies ermöglicht es, Aufgaben und Termine, die mehrere Teammitglieder betreffen zu koordinieren. Zudem bietet es die Option eigene Aufgaben, Termine oder Ereignisse und die des Projektteams engmaschig zu verfolgen. Durch die Möglichkeit für jedes einzelne Dokument separate Termine und Aufgaben mit Erinnerungsalarm zu erstellen, kann z.B. ein Teammitglied darauf hingewiesen werden, dass ein spezieller Nachweis, Bericht oder Antrag bis zu einem fixen Termin versendet werden muss.

• Zusammenarbeit mit Dritten:

Wie bereits an mehreren Stellen erwähnt, sind bei Rückbauprojekten viele verschiedene und im Verlauf des Projektes wechselnde Parteien beteiligt. Zu den beständigen Parteien zählt der Auftraggeber, in der Regel ist dies der Kraftwerksbetreiber, die Auftragnehmer und feste Bezugspartner von Seiten der öffentlichen Prüfstellen. Hinzu kommen eine Liste an Lieferanten, beratenden Firmen und auf verschiedene Dienstleistungsbereiche spezialisierte Firmen, wie z.B. im Bereich der Dekontaminierung oder Abfallentsorgung.

Um eine möglichst reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten, muss sichergestellt werden, dass alle Parteien immer mit den gleichen Dokumenten arbeiten und alle versendeten Informationen, sowie aktuelle Dokumentenrevisionen, für alle Verantwortlichen zugänglich sind. Nun verwendet jedes Unternehmen sein eigenes System für die Verwaltung von Dokumenten und projektbezogenen Informationen und schon aus Gründen der Datensicherheit und des Datenschutzes steht die Einbindung aller Parteien in ein zentrales System meist außer Frage.

Unabhängig von den Systemen, welche die jeweiligen Unternehmen intern nutzen, sollte es eine zentrale Schnittstelle für die Verwaltung aktueller Dokumente und den Zugriff auf projektbezogene Korrespondenz geben. Hierbei agiert idealerweise der Auftragnehmer oder der Auftraggeber als zentrale Partei und stellt allen anderen Parteien einen Zugriff auf ausgewählte Dateien in einer separaten Umgebung zur Verfügung. Dabei ist besonders auf die Einhaltung der strengen Sicherheits- und Datenschutzstandards aller beteiligten Unternehmen zu achten.

• Änderungs- und Claimmanagement:

In jedem Großprojekt kommt es zwangsläufig zu Abweichungen und Änderungen, die intern oder von dritter Seite verursacht werden. Zu Beginn jeder intern oder extern verursachten Änderung, sowie jeder daraus eventuell resultierenden Forderung, steht ein auslösendes Ereignis. Es kann sich dabei um eine E-Mail, ein offizielles Anschreiben oder eine interne Mitteilung handeln. Bis eine Änderungsanfrage oder ein Ereignis allerdings in einer offiziellen Forderung endet, könnten wichtige Dokumente verloren gegangen sein und sind dadurch im entscheidenden Moment nicht zur Hand.

Um den Verlust wichtiger Informationen zu umgehen und im Idealfall Forderungen in beide Richtungen direkt zu vermeiden oder möglichst schnell abzuwickeln, sollte neben einer detaillierten Risikoanalyse im vorhinein, eine klare und lückenlose Erfassung aller eintretenden Ereignisse gewährleistet sein. Dabei muss ein mit allen Parteien abgesprochener Prozessablauf für alle Änderungen eingehalten und fortlaufend dokumentiert werden. Auf Basis dieser Dokumentation können im Zweifelsfall eingehende Forderungen (Claims) abgewiesen und Ansprüche gegenüber Dritten durchgesetzt werden.

Auch diese Dokumentation sollte im Zusammenhang mit der laufenden Projektkorrespondenz und Dokumentation innerhalb eines Systems erfolgen oder zumindest über Schnittstellen eingebunden werden. Voraussetzung ist, dass dieser Bereich nicht für externe Firmen zugänglich ist.

• Reports / Datenexporte:            

Unerlässlich für eine möglichst übersichtliche Projektkontrolle und den effizienten Datenaustausch mit Dritten, ist die gezielte Aufbereitung von vorhandenem Wissen in Form von Berichten (z.B. Statusberichte, Datenanalysen mit verschiedenen Ansatzpunkten). Die Erstellung von Berichten, die den aktuellen Stand des Projekts widerspiegeln, sollte regelmäßig, engmaschig und unkompliziert umsetzbar sein.

Dabei ist es wichtig, dass alle im System abgelegten Informationen und dokumentierten Prozessschritte als Basis für die Generierung dienen. Das auf diese Weise zur Verfügung stehende Wissen erleichtert die Identifizierung von Problembereichen, die z.B. bei Prozessverläufen und den Schnittstellen zwischen verschiedenen Abteilungen entstehen. Zudem wird durch die Weitergabe von ermittelten Informationen an Dritte, die Zusammenarbeit optimiert.

Lösungsansatz für den erfolgreichen Ablauf eines Kraftwerkrückbaus

Die hier beschriebenen Anforderungen an ein System, dass zur effizienten Begleitung und Unterstützung von Rückbau- oder auch Umbauprojekten im Anlagenbau geeignet ist, können von “PIRS” bereits heute erfüllt werden. “PIRS” ist ein Managementsystem, das speziell für die Verwaltung von technischen Dokumenten sowie projektrelevanter Korrespondenz und sämtlicher projektbezogener Informationen bei Großprojekten im Anlagenbau entwickelt wurde.

Durch dessen Einsatz bei Anlagenbauprojekten verschiedener Industriezweige wird das System kontinuierlich verbessert und an wechselnde Anforderungen angepasst. Dies trägt dazu bei, dass es eine stabile Basis für den Einsatz bei Rückbauprojekten bietet.

Eine Multi-Projektplattform erlaubt die Aufspaltung in einzelne Teilprojekte. Durch eine übergreifende Systemansicht und die global nutzbare Berichtgenerierung, ist ein zentraler Überblick über alle Teilprojekte gegeben.

Da für jedes Projekt eine individuelle Ordnerstruktur hinterlegt werden kann, wird für jedes Teilprojekt eine ideale Basisstruktur vorgegeben. Die verschiedenen Korrespondenztypen (E-Mail, Brief und Library Item) erlauben die unkomplizierte Ablage von Informationen jeder Art, sowie den schnellen Austausch von Informationen, intern wie extern. Da bei der internen Kommunikation auch Informationen via Link ausgetauscht werden, wird zudem die Mailbox aller Beteiligten entschlackt und das Datenvolumen reduziert.

Technische Zeichnungen oder sonstige Dokumente, für die voraussichtlich mehrere Revisionen gepflegt werden müssen, können im System mit einem speziellen Dokumententyp verwaltet werden. Dieser erlaubt neben der genauen Kategorisierung und dem Management von Metadaten, die Einbindung in Genehmigungsprozesse und die Erfassung, Verwaltung und Überwachung von Fristen. Durch einen besonderen Korrespondenztyp (Transmittal Slip), der die Erfassung zusätzlicher Daten wie z.B. Antwortfristen und auszuführende Aktionen („zur Genehmigung“, „zur Revision“, „zur Information“) ermöglicht, werden Dokumente an Dritte übermittelt. Interne wie auch externe Anmerkungen können entweder in einem separaten Kommentar erfasst oder direkt im Dokument festgehalten werden.

Übergreifend steht ein unabhängiges wie auch dokumentenbezogenes Aufgabenmanagement (Taskmanagement), sowie ein umfangreicher Controlling- und Reportbereich zur Verfügung. Die Projektbeteiligten können somit in jeder Phase und zu jedem Zeitpunkt einen schnellen Einblick in den Projektstatus und Verlauf erhalten. Durch das Erstellen von Berichten werden alle in „PIRS“ verwalten Daten und Informationen gezielt aufbereitet und in verschiedenen Dateiformaten wie z.B. Excel oder PDF zu Verfügung gestellt.

Mit dem "PIRS” Portal, das in einer separaten Umgebung verwaltet wird, greifen alle externen Parteien auf die für sie freigegebenen Daten zu. Änderungen werden automatisch anhand von vordefinierten Zugriffsrechten innerhalb der Projekte aktualisiert und auf diese Weise gezielt kommuniziert. Alle externen Firmen nutzen das zur Verfügung gestellte Portal zum einen, um immer mit den aktuellsten Dokumentenrevisionen zu arbeiten undzum anderen, um Ihre eigenen Daten und Informationen mit den Verantwortlichen zu teilen. Der Datentransfer erfolgt dabei verschlüsselt.Auf diese Weise haben alle Parteien zu jeder Zeit einen sicheren Zugang zu Ihren Daten und die Basis für eine reibungslose Zusammenarbeit, bei der Gewährleistung strenger Sicherheitsrichtlinien, wird ermöglicht.

Durch die optionale Einbindung des zusätzlichen Moduls PIRS:Claim bietet die Anwendung die Möglichkeit alle Ereignisse, interne Abweichungen, Änderungsanträge sowie Forderungen projektbasiert zu dokumentieren. Dabei werden frühzeitig monetäre und terminliche Abweichungen erfasst, bewertet und an Verantwortliche kommuniziert. Dadurch können Projekt- und Claimmanager zeitnah auf Abweichungen reagieren und ein erfolgreicher Projektabschluss wird unterstützt.

Seit dem ersten Release wird „PIRS“ kontinuierlich  verbessert und an die sich ändernden Anforderungen verschiedener, aktueller Groß-Projekte im Anlagenbau angepasst. Hierbei fließen vor allem Kundenwünsche und Verbesserungsvorschläge von Seiten der Anwender bei jedem neuen Release mit ein, so dass sich die Anwendung im Verlauf eines großen Neubauprojekts, das über mehrere Jahre andauert, fortwährend verbessert.

Durch den Einsatz bei Neubauprojekten und die dort gesammelten sowie umgesetzten, bewährten Praxiserfahrungen, bietet die Softwarelösung „PIRS“ bereits heute eine gute Basis für die Projektabwicklung und das Projektmanagement von Kraftwerksrückbau- wie auch Umbauprojekten.

Due to frequent email traffic, large portions of project-related documents are generated in the form of unstructured information. This unstructured information, internal and external information exchange, discussions, agreements and contracts, both in digital and in paper form, can usually be found in various locations within the company such as within the corporate network, but also on local computers or in a filing cabinet. Important documents are misplaced or accidentally deleted and relevant emails disappear in colleagues’ mailboxes. Consequently, employees cannot access all information, either because they are unable to find documents in time or because they were not aware of certain information in the first place or because they currently have no access to the corporate network.

For documents - mostly technical drawings – which are the result of collaboration between several parties, companies usually have contractually fixed schedules and process requirements with suppliers and customers. In turn, the management of drawings, which forms the foundation of any EPC project, is regulated in a clear and, for all parties, binding way. Deadlines for the transmittal of documents play a crucial role in the project and deadline overruns are punishable by various and mostly costly penalties.

To have all information, important data and correspondence available and at hand when needed presents a challenge. The Project Manager as well as team members must always have access to information and be able to get an overview of the current situation. Furthermore, negotiated deadlines and correspondence related to technical documents must be traceable in order to avoid any misunderstandings and improve collaboration and teamwork.

How can this be achieved when confronted with the growing flood of documents, records and correspondence as well as the increasing number of team members? The solution is simple: a central repository that is accessible to all team members and has a clear structure.

The main focus lies on the basic features of a document management system (DMS). An information management system complements the maintenance of centralized records, to include the editing and revision of technical drawings. Such a system provides space to store technical drawings, to pursue revisions and, in addition, to maintain all relevant information on technical documents such as the document owner, the document status, or the responsible department and show any relations between documents and correspondence.

The requirements for a system that can meet these described challenges and offer the above described functions are the following: All team members must be able to access all important centrally maintained data and documents from their own location. To ensure confidentiality, they only have access to the documents and information for which they were assigned the necessary access rights. Furthermore, it is easily comprehendible and traceable who modified a document, what changes were performed and when the modification was executed.

To capture all important data, the application allows the storage of all unstructured information, such as specifications, minutes of meeting, contracts, training materials or document and correspondence templates, based on clearly defined project and company specifications. The project team can easily and quickly retrieve the recorded documents from the system, even if the members are not aware of the existence of all stored information.

All documents generated in the course of a project are recorded in the system. In the process, it is important that the respective metadata, especially the contractually agreed delivery dates and the involved parties are maintained. The information maintained with metadata allows for traceability and compliance with delivery dates as well as enabling the project manager to maintain project overview. In order to support a controlled and secure internal document and revision management, an internal approval processes should be implemented. This also ensures that a team member can send a document to the customer only after successful authorization.

One of the key points is the integration of correspondence. In this regard, team members should be able to write important emails directly from the system, store and centrally manage all relevant correspondence of partners and clients. The focus lies on document-related correspondence, such as sending of technical documents to customers, their replies or the various comments of the recipients. If documents and related correspondence are linked within the system team members can quickly access all important information and ensure on-time delivery – an issue that is often underestimated in daily project work. Furthermore, there is also the option to display other important correspondence and their relations.

Of course, the system outlined so far is only as good and efficient as the users who work with it. Only those documents, records and correspondence which are created or stored within the system can be accessed and maintain by the team members and work on the progress of the project. Therefore, it is important that the system is user-friendly, intuitive, and that its advantages are obvious for everybody.

All project participants will receive a general and a personal overview of the project status, future tasks and set deadlines. On the basis of processes regulated within the system, the team is able to create and manage technical documents more purposefully and faster and also ensure a timely distribution. The central communication supports and promotes teamwork and provides an improved information base. These properties allow each project member to work much more efficiently and save time and costs.

Other important advantages are the controlled data protection and data security, thus the resulting increase in data quality. The systems integrated safety concepts help to analyze processes, simplify and implement them consistently. In addition, bottlenecks are avoided and all involved departments integrated.

Clearly defined access rights offer the basis for a uniform standard for data security and protection. Once documents and correspondence is stored in the system, it is available to authorized team members from anywhere and anytime. Because data transmission is encrypted, unauthorized persons cannot gain easy access. Due to the clearly defined user rights and roles, data that is captured in the system cannot be erased or modified after being sent to partners or customers.

In the market, some systems are available that correspond to the above described requirements, either partially or completely. A good example is PIRS (Project Information Retrieval System). This application puts a high emphasis on the integration of all project-relevant information and correspondence, especially document related correspondence.

The system integrates all the technical documents in a specific form template within which the user can maintain all metadata. Transmittal Slips used for the distribution of one or multiple documents, allow the controlled delivery of technical documents.

Customer responses received in different inboxes of team members, can be integrated as comments, so that all involved team members can pursue the progress. PIRS detects all changes in document status and allows for an easy overview of the current project status as well as access to all data sent and received.

Through an individually customizable interface PIRS achieves great user-friendliness and supports intuitive handling. Each user can customize the display of documents and correspondence according to their own preferences. Since it is a web-based application, team members can access their data anytime, anywhere using their computers or mobile devices.

Decision-Facts:

• For the successful and efficient management of large EPC projects today it is no longer enough to concentrate on the management of structured technical documents.
• Teams must integrate and manage unstructured, project-related information, especially document-related correspondence.
• Ideally, users should manage both areas using a central IT system. This way teams are able to access current project documents and information anytime, anywhere.