Artikel tangro software components gmbh

DSAG-Jahreskongress 2018 in Leipzig: Ein voller Erfolg für tangro

Großes Interesse der Besucher, viele interessante Gespräche und Projektanfragen sowie eine durchweg positive Resonanz zur tangro Inbound Suite für die automatisierte Verarbeitung eingehender Belege - so lautet die Bilanz von tangro zum DSAG-Jahreskongress 2018. Großen Anklang fand auch der Partnervortrag, in dem über den praktischen Einsatz der tangro-Lösung zur automatisierten Verarbeitung eingehender Kundenaufträge bei Conrad Electronic berichtet wurde.

Mehr als zufrieden ist auch Andreas Ehret, Head of Sales bei tangro:

"Wir freuen uns sehr über den regen Besucherandrang auf unserem Messestand. Dies zeigt den hohen Stellenwert, den die Unternehmen der SAP-embedded-Eigenschaft und der Durchgängigkeit unserer Software beimessen. Die Verantwortlichen aus IT und Fachabteilung wissen, dass sie ihre Prozesse mit unseren Lösungen ganzheitlich digitalisieren und dabei spürbare Synergieeffekte erreichen."

Die tangro Inbound Suite umfasst Lösungen für die Verarbeitung der gängigen Belege in den Bereichen Purchase-to-Pay und Order-to-Cash. Alle Module sind SAP-embedded und damit ohne Schnittstellen direkt in das SAP-ERP-System eingebunden. Unter anderem für die automatisierte Auftragsabwicklung bringt diese Eigenschaft einen signifikanten Mehrwert, weil das System ohne vorgelagerten Arbeitsplatz auskommt und direkt auf SAP-Stamm- und Bewegungsdaten zugreift. Dies erklärte auch Robert Scheuchenpflug, Director of ERP-Systems und stellvertretender Bereichsleiter IT bei Conrad in seinem Partnervortrag:

"Wir haben uns für tangro entschieden, weil die gesamte Interpretation und die Auftragsverarbeitung an einem Arbeitsplatz stattfinden. Jede Änderung, die an Kundenstammdaten durchgeführt wird, ist sofort im Auftrag drin."

Die gleichen Vorteile gelten für die Belegverarbeitung im Beschaffungsprozess, die sich mit Lösungen der tangro Inbound Suite abteilungsübergreifend digitalisieren und elektronisch abwickeln lässt. Angefangen bei der Anforderung des Materials in Form einer Bedarfsmeldung sowie deren Genehmigung, über die Bestellung, die Auftragsbestätigung, den Wareneingang bis hin zur Zahlungsabwicklung. Indem die tangro-Lösungen einen direkten Zugriff auf die Stamm- und Bewegungsdaten im SAP-System bieten, können Sachbearbeiter die Belegdaten wesentlich einfacher und schneller überprüfen, nachbearbeiten und ergänzen.

Darüber hinaus zeichnet sich tangro-Software dank der Einbettung in SAP durch einen geringen Wartungs- und Betreuungsaufwand aus, weil alle Vorteile einer SAP-Landschaft zur Verfügung stehen, beispielsweise die Auslieferung über SAP-Transportwesen, SAP-Release-Sicherheit und ein schneller Rollout. Zudem kommt das System ohne vorgelagerten Arbeitsplatz aus, ebenso erübrigen sich Schnittstellen, die aufwändig gepflegt werden müssten. Die tangro Inbound Suite unterstützt alle gängigen Eingangskanäle und wird ergänzt durch weitere Produkte zur Prozessoptimierung.

EDI - Digitalisierung konkret

Wer tagtäglich mit EDI-Nachrichten zu tun hat, weiß: es kann auch hier zu Fehlern kommen. Sobald die vereinbarten Standards und Strukturen nicht minutiös eingehalten werden, läuft die Datenübertragung auf einen Fehler. Die Ursachensuche in den ausgesprochen kryptischen Daten stellt unerfahrene Anwender bei Standard-EDI-Lösungen vor große Probleme. In der Regel muss Rücksprache mit der IT gehalten werden.

Der tangro EDI Konverter generiert aus den EDI-Daten automatisch ein PDF, das auf dem Monitor parallel zu den Belegdaten dargestellt wird. Auch ein EDI-Laie kann dieses Bild visuell überprüfen und so auf einen Blick erkennen, wo welche Daten fehlen bzw. Diskrepanzen aufgetreten sind. Die Vorgehensweise ist hier genauso einfach wie bei einem Beleg, der per OCR eingelesen wurde.

Der tangro EDI Konverter verarbeitet Rechnungen ebenso wie Auftragsdaten und unterstützt alle wichtigen Standard-Formate, darunter EDIFACT und XML-basierte Formate wie ZUGFeRD, XRechnung und EbInterface. Die Software ist flexibel an vorhandene Geschäftsprozesse anpassbar und bildet unternehmensspezifische Regeln und Anforderungen ab. So reichert der Konverter die empfangene Nachricht automatisch mit Zusatzinformationen wie Bezugsquelle oder Buchungskreis an, die für eine vollautomatische Weiterverarbeitung benötigt werden.

Fehlerfreie Belege können - wie bei EDI üblich - durchgebucht werden, ohne Eingriff eines Sachbearbeiters. Zusätzlich lassen sich Regeln hinterlegen, die ein vollautomatisches Buchen im Hintergrund dort verhindern, wo es explizit nicht erwünscht ist. Bei Bedarf stößt der Konverter auch automatisch einen Workflow an, um Belege z.B. an den richtigen Bearbeiter oder die korrekte Organisationseinheit weiterzuleiten. Da eingehende EDI-Daten grundsätzlich als tangro-Beleg abgespeichert werden, wird zudem sichergestellt, dass der Verarbeitungsprozess auch bei fehlerhaften Belegen weiter ablaufen kann.

Auf Bestellung mehr Effizienz - Conrad Electronic nutzt SAP-Add-On für eine automatisierte Auftragserfassung

Eigentlich war das 'Go' für ein anderes System bereits erfolgt. Doch dann wurde man bei Conrad Electronic SE auf tangro OM aufmerksam und fand damit genau die Software, die man sich für die automatisierte Verarbeitung von Kundenaufträgen vorgestellt hatte: Ein System, das in SAP eingebettet ist und damit sowohl im Frontend, als auch im Backend besondere Effizienz erlaubt. Im Frontend, weil die Oberfläche dem SAP-GUI entspricht und User dadurch mit der Handhabung gleich vertraut sind. Und im Backend, weil das System ohne vorgelagerten Arbeitsplatz auskommt und direkt auf SAP-Stamm- und Bewegungsdaten zugreift.

"Wir haben uns für tangro entschieden, weil die gesamte Interpretation und die Auftragsverarbeitung an einem Arbeitsplatz stattfinden. Jede Änderung, die an Kundenstammdaten durchgeführt wird, ist sofort im Auftrag drin," erklärt Robert Scheuchenpflug, Director of ERP-Systems und stellvertretender Bereichsleiter IT.

Bei anderen Systemen müsse permanent ein Update gefahren werden, um beispielsweise bei Adressänderungen immer aktuell zu bleiben, so der IT-Experte weiter. "Einen solchen Datentourismus wollten wir vermeiden."

Denn bei Conrad als einem der führenden Omnichannel-Anbieter für Technik im B2B- und Privatkunden-Bereich, geht es um riesige Datenmengen: rund 30 Millionen Kundendaten und mehr als eine Million Artikel umfasst die Datenbank. Das leistungsfähige Handling dieser Massendaten war eine weitere Anforderung an die Automatisierungslösung. Auch hier konnte und kann tangro punkten, denn die Software ist offen konzipiert. Dadurch konnten die SAP-Experten bei Conrad, Hand in Hand mit den Entwicklern bei tangro zusammenarbeiten, um alle Anforderungen zu integrieren.

"Die Userexits von tangro bieten eine hohe Flexibilität für Erweiterungen. Über diese definierten Punkte konnten wir uns andocken, um unsere eigenen, performanten Algorithmen anzubinden. Ein starres System wäre für uns nicht in Frage gekommen."

Conrad Electronic SE, beheimatet in der Oberpfalz und mit 17 Landesgesellschaften in ganz Europa vertreten, liefert technische Lösungen für jeden Bedarf - ob für Handwerksbetrieb, Entwicklungslabor, Start up oder Industriekunde, für Anwender, Technikfreak oder Maker. Der Shop conrad.de gehört dementsprechend zu den Top Ten der meistbesuchten Internet-Shops in Deutschland.

Der allergrößte Teil der Bestellungen geht über den Onlineshop oder per EDI ein und liegt damit als strukturierter Datensatz vor, der ohne manuelles Zutun vollautomatisch in SAP gebucht werden kann. Wenige Prozent der Kundenbestellungen werden aber weiterhin per Fax-Server, E-Mail oder sogar per Post geschickt. Mit 3.000 Belege am Tag bzw. 80.000 im Monat stellen diese Aufträge aber ein enormes Volumen dar, das zudem besonders aufwändig zu verarbeiten ist. Denn diese Belege müssen inhaltlich erst erfasst werden, bevor die Buchung in SAP erfolgen kann.

Mit tangro OM ist die Optimierung der Auftragsverarbeitung gelungen. Das System erkennt den Auftraggeber automatisch, ebenso die Kunden-Bestellnummer sowie den Warenempfänger und Positionen mit Menge und Artikelnummer. Auf diese Weise wurde die Auftragserfassung um rund 30 Prozent beschleunigt. Außerdem wurde die - vorher bereits niedrige - Fehlerquote noch einmal um die Hälfte reduziert. "Heute kann man gar nicht mehr von Auftragserfassung sprechen - das Erfassen übernimmt ja das System. Die Mitarbeiter sind nun vor allem Auftragsprüfer. Sie kontrollieren nur noch, ob das, was die Maschine gelesen hat, richtig ist und ob der Auftrag gleich gebucht werden kann", resümiert Matthias Ascherl vom Customer Care bei Conrad.

Ein wichtiger Vorteil für die Mitarbeiter im Kundenservice ist auch die direkte Verknüpfung der ursprünglichen Kundenbestellung mit dem Auftrag in SAP. Nachfragen von Kunden können dadurch schnell und verlässlich geklärt werden. Zufrieden stellt die Mitarbeiter auch die einfache Handhabbarkeit der Lösung. "Mit tangro OM ist ein neuer Mitarbeiter bereits nach einem Tag fit genug, um das System richtig und schnell zu bedienen", so Matthias Ascherl. Das ist besonders wichtig, weil eine durchgängig schnelle Verarbeitung von Kundenaufträgen jederzeit gewährleistet sein muss. Insbesondere im B2B-Bereich, denn hier gibt Conrad das Serviceversprechen 'An einem Tag bestellt, am nächsten Tag geliefert'.

"Wir haben hundert Prozent von dem erreicht, was das System können muss", lautet das Fazit von Matthias Ascherl zum Automatisierungsprojekt. "tangro will niemand mehr missen. Auch die Kollegen in den anderen Conrad Landesgesellschaften sind begeistert und wollen die Lösung besser heute als morgen haben."

Automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen bei Feller

Die Feller AG, führender Hersteller von Schaltern, Steckdosen und Steuerungen für Licht und Kommunikation, setzt im Einkauf auf tangro-Software zur automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen. Die Verarbeitung wird wesentlich beschleunigt und manuelle Arbeiten werden auf ein Minimum reduziert. Gleichzeitig erfolgt der Abgleich zwischen den Belegdaten und der Bestellung in SAP automatisiert, so dass Unstimmigkeiten, etwa bei Mengen oder Lieferterminen, rechtzeitig und verlässlich erkannt werden. Die gesamte Archivierung kann elektronisch erfolgen. tangro hat als Software zur automatisierten Dokumentenverarbeitung bei der Feller AG das Rennen gemacht, weil diese Lösung als Komplettsystem konzipiert und damit besonders vielseitig ist.

Durch die automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen werden Lieferant und Bestellnummer sofort erkannt, zudem werden anhand der Bestellnummer die Positionsdaten wie Material und Stückzahl kontrolliert und es wird das Lieferdatum überprüft. Stimmen alle Inhalte mit der Bestellung überein, kann der Beleg per Knopfdruck in SAP gebucht werden. Sobald eine Differenz erkannt wird, bleibt die Bestellbestätigung im Eingangsbuch und kann anhand des gescannten Belegbildes noch einmal überprüft bzw. abgeklärt werden. Eine Recherche bei Nachfragen ist schnell und einfach möglich, weil die Auftragsbestätigung der Bestellung in SAP zugeordnet ist und dadurch jederzeit wieder aufgerufen werden kann.

Aus diesen guten Erfahrungen heraus entschied man sich auch zur Verarbeitung von Lieferscheinen für Software von tangro. Nicht nur das Platzproblem ließ sich dadurch lösen, auch der zeitaufwändige Verarbeitungsprozess konnte bei diesen Belegen wesentlich optimiert werden.

"Mich hat besonders überzeugt, dass tangro die wichtigsten Inhalte des Lieferschein automatisch erkennt und die Felder vorab füllt", sagt Oliver Szabo, verantwortlich für den Wareneingang bei der Feller AG.

tangro ermittelt automatisch Lieferschein- und Frachtbriefnummer sowie das Lieferscheindatum und übergibt den Beleg an das Eingangsbuch. Das gescannte Belegbild und die vorabgefüllten Felder in der tangro-Maske stehen dann direkt zu Prüfung bereit. Stimmen die Stückzahlen mit der SAP-Bestellung überein, kann der Wareneingang sofort gebucht werden. Hat sich eine Differenz ergeben, kann der Bearbeiter anhand des gescannten Belegbildes und der vorabgefüllten Felder in der tangro-Bearbeitungsmaske sofort sehen, wo sich eine Unstimmigkeit ergeben hat oder wo Daten fehlen. Die Nachbearbeitung ist dabei extrem einfach. Stimmen etwa die Stückzahlen nicht überein, weil der Lieferant mehr Ware geliefert hat, wird einfach die Menge angepasst und anschließend der Wareneingang gebucht.

"Die Verarbeitung und Prüfung einer Auftragsbestätigung, die uns früher mehrere Minuten gekostet hat, ist jetzt in wenigen Sekunden erledigt. Rund 90 Prozent aller Bestellbestätigungen schaufelt tangro OC einfach weg", berichtet Oliver Szabo.